Versturen jouw adviseurs wel zo’n 10 tot 20 e-mails per dag?
‘Merkwaardig e-mailen’ versterkt het imago van je organisatie
Ontdek het zelf!
“
Klanten ontvangen dagelijks veel zakelijke e-mails.
Hoe persoonlijk en positief zijn de e-mails van jouw organisatie?
Zakelijk e-mailen. Hoe ingewikkeld kan het zijn?
Ik hoor het mijn opdrachtgever nog zeggen. In het voorjaar van 2017 liep ik voor het eerst binnen bij Veldhuis Advies. Een financieel advieskantoor met een missie ‘Iedereen (een beetje) gelukkiger maken’. Wat een hartverwarmende initiatieven om dit breed waar te maken! Ik werd gevraagd om met een kernteam ‘De ideale klantreis’ uit te werken. De klantwaardering lag al extreem hoog (gemiddeld een 8,9!). Optimaal klantcontact stond centraal. Daarom stelde ik ook een training schriftelijke vaardigheden voor. Dat deed de wenkbrauwen fronsen: “E-mailen, hoe ingewikkeld kan dat zijn?”
Dit hoor ik regelmatig, daarom even een voorbeeld:
Bedankt voor uw bericht.
Tot 3 september ben ik afwezig en niet in de gelegenheid mijn mail te beantwoorden. Mijn e-mail wordt niet automatisch doorgestuurd.
Voor dingende zaken kunt u bellen met mijn collega’s van de afdeling X op telefoonnummer 123 of e-mail naar xxx.
Met vriendelijke groet,
Bedankt voor uw bericht.
Maandag 3 september ben ik weer aanwezig. Dan antwoord ik graag op uw bericht.
Wilt u eerder een reactie?
Bel even op 123 of e-mail naar xxx.
Mijn collega’s staan ook voor u klaar!
Met vriendelijke groet,
Welke out-of-office spreekt jou meer aan en waarom?
Het 2e bericht toch!
Jouw woorden doen ertoe. Met lezersgericht schrijven kom je zoveel klantvriendelijker over!
Bij Veldhuis Advies viel het kwartje
Inmiddels hebben alle 70 medewerkers de training ‘Merkwaardige Communicatie’ gehad en word ik jaarlijks teruggevraagd om de nieuwe medewerkers te trainen. De medewerkers zijn blij met de handvatten om persoonlijk en positief te schijven. Waardoor klanten beter lezen en het gevraagde eerder doen. De e-mails zijn direct duidelijk. Zelfs de directeur van Veldhuis Advies kreeg van een klant te horen: ‘Wat een mooie duidelijke e-mails schrijven jullie!’
Veldhuis Advies werd in 2023 door VVP Advies uitgeroepen tot ‘Meest klantgerichte zakelijk advieskantoor van Nederland!’
Ik kan Mireille het beste omschrijven met de volgende woorden: bevlogen en passievol. Ik heb besloten met haar in zee te gaan voor ons project “excellente klantbeleving” nadat ze mij op een zeer onderscheidende, verrassende manier had benaderd. Zij heeft ons MKB-adviesteam onder haar hoede genomen en het resultaat is dat wij dagelijks kleine geluksmomentjes toevoegen aan onze dienstverlening. En dat wij nu op een zeer persoonlijke en verrassende manier communiceren met onze klanten. De andere teams in ons bedrijf staan te popelen om met Mireille aan de slag te gaan.
Eigentijds e-mailen is essentieel voor een hoge klantwaardering
We schrijven al snel 1000-den e-mails per jaar!
E-mails schrijven op een manier waar klanten blij van worden. Het maakt echt alle verschil in de waardering van je klanten.
Klanten worden steeds mondiger en stellen steeds hogere eisen aan klantcontact. Daarom is het cruciaal dat medewerkers zich hierin blijven ontwikkelen. Dat geldt voor mondelinge vaardigheden en zeker ook voor schriftelijke vaardigheden!
Door na te denken over hoe je met je klant wil communiceren, gaat dit echt leven binnen het team. Handvatten en ideeën te over! Het grote verschil is dat we nu de boodschap schrijven vanuit het oogpunt van de ontvanger in plaats van onze boodschap als verzender. Met deze manier van communiceren kunnen we jaren vooruit!
Training Merkwaardige Communicatie
Jouw resultaat
Een uniforme en moderne schrijfstijl: persoonlijk, modern en professioneel
Een uniforme schrijfstijl zorgt voor consistentie en geeft de organisatie een professionele uitstraling. Dit draagt bij aan het vertrouwen bij klanten, partners en andere belanghebbenden.
Tijdswinst door effectievere communicatie
Zodra je deze manier van schrijven in de vingers hebt, mail je veel gemakkelijker en sneller. Door de duidelijke structuur hoeven medewerkers niet steeds opnieuw na te denken over de juiste stijl en toon.
Klanten lezen beter en reageren sneller
Met een moderne schrijfstijl breng je informatie op een duidelijke en begrijpelijke manier. Zo voorkom je verwarring en verhoog je de effectiviteit van de communicatie.
Een onderscheidend persoonlijk imago
Met persoonlijk en innovatief e-mailen bouw je direct aan het vertrouwen bij een nieuwe klant. Jezelf op een persoonlijke manier al even voorstellen kan op zoveel verschillende manieren.
Blije medewerkers en blije klanten
E-mailen op een manier waar klanten blij van worden maakt echt al het verschil in je klantwaardering!
Wil je weten hoe ‘MERKwaardig’ jullie communicatie is?
Plan een verdiepingsgesprek!
In 1 gesprek heb je helder:
- Hoe Merkwaardige Communicatie ook voor jouw organisatie werkt
Ter voorbereiding op ons gesprek vraag ik een paar e-mails op. Zodat ik je het verschil direct kan laten zien. - Welke aanpak bij jouw organisatie past
Je ontvangt van mij een offerte op maat, zodat je precies weet wat de investering is en -belangrijker- wat het jullie oplevert!
‘Wát een verschil hoe onze adviseurs eerst de offertes mailden en hoe we dat nu doen. Als je het hebt over persoonlijk onderscheidend klantcontact!‘
“
Voor een uitzonderlijk hoge klantwaardering heb je emotionele connectie nodig. Die ontstaat door klanten positief te verrassen en te verwonderen.
MERKwaardig het verschil maken?
Als wij samen aan de slag gaan wordt jullie meerwaarde voelbaar. Dat levert super enthousiaste klanten op en blije en trotse medewerkers.
Klantwaardering, daar doe je het voor!
Mijn aanpak bewijst zich keer op keer in de praktijk
Bij grotere partijen zoals Achmea en Centraal Beheer. Maar zeker ook bij MKB-organisaties als Makelaarskantoor Bieze, Financieel Adviseur Veldhuis Advies, Wijn Zorgboerderij De Reestlandhoeve.
Ik ben een gecertificeerd communicatie trainer & consultant:
- Registered Customer Experience Management Professional (www.cemp-register.nl)
- Gediplomeerd Communicatietrainer (NOBTRA-gecertificeerde vakopleiding)
- Officieel DISC-gecertificeerd trainer (DISC Benelux)
Zelf ontving ik deze e-mail van Marieke. Het is waar ik het voor doe!
” Hoi Mireille!
We hebben het net opgehaald bij de teams die tot nu toe training hebben gehad. Allen zijn nog steeds enthousiast over hetgeen ze geleerd hebben en passen het dagelijks nog steeds zo goed mogelijk toe.
Een mooie opsteker dus! En voor ons reden om ook de volgende klantcontact-teams te gaan trainen.”
Antwoord op de meest gestelde vragen
Welke resultaten kan ik verwachten?
Als we er van uitgaan dat 1 op de 10 ambassadeurs daadwerkelijk zorgt voor een nieuwe klant, dan levert dit direct meer omzet op.
Proactief klantcontact zorgt natuurlijk ook voor andere besparingen. Een inschatting bij 10% meer ambassadeurs:
- 5% hogere conversie
- 10% minder onnodig telefoonverkeer of klachten
- 10% minder aantal offertes per sluiter (‘first time right’)
- 10% kwalitatief betere cross en deep sell
Voor wie is dit programma?
Kan ik jou ook als communicatie trainer inhuren?
Als geen ander kan ik het verschil voor je maken in de persoonlijke communicatie met klanten (al zeg ik het zelf ; ).
Klanten worden steeds mondiger en stellen steeds hogere eisen aan klantcontact. Dit maakt dat medewerkers zich hierin blijven ontwikkelen cruciaal.
Het is niet voor niets dat zelfs de wereldkampioen voetbalteams meer trainen dan dat ze wedstrijdspelen!
Wat is de tijdsinvestering voor mijn team?
- een plenaire teamsessie van 1,5 uur
- het maken van 2 e-mails waarin het geleerde wordt toegepast
- 2 individuele feedbackrondes van 30 minuten.
Super interessant! Maar het komt nu niet uit
Is het bij ons op de locatie of kan het ook online?
Doen is het nieuwe denken
Met mijn aanpak zet je jezelf en je team optimaal in de actiemodus.
Keer op keer blijkt dat de denkwijze die ik introduceer zoveel losmaakt, dat het resultaat aan het einde van de training slechts een mooi begin is. Het begin van het continu willen verbeteren van de klantbeleving!
8,9
Is de waardering die mijn klanten aan mij geven